Le changement de syndic au sein d’une communauté de copropriétaires est souvent une phase délicate, susceptible de susciter des interrogations et des inquiétudes.
De ce fait, la réalisation de ce processus exige une communication adroite afin d’assurer une compréhension mutuelle, d’amoindrir les appréhensions et de favoriser une participation optimale.
Dans cet article, il est présenté un petit guide pour établir une communication efficace pendant le processus de changement de syndic.
Choisir les moyens de communication appropriés
Lors du changement de syndic, l’efficacité de la communication dépend en grande partie des moyens de communication adoptés.
De manière générale, opter pour des réunions physiques régulières permet de favoriser un dialogue ouvert et de répondre aux préoccupations directement. Ces rencontres permettent de tenir tous les copropriétaires au même niveau de communication pendant le processus nécessaire pour changer de syndic.
Cela dit, dans un monde de plus en plus connecté, l’utilisation habile des outils numériques ne peut être négligée. Les plateformes de visioconférence sont suffisamment pratiques pour engager une large audience, permettant ainsi une participation active des copropriétaires, même à distance.
Parmi les plus connues, il est possible de citer :
- Zoom ;
- Microsoft Teams ;
- GoToMeeting ;
- Google Meet ;
- Talkspirit.
Parallèlement, les canaux de communication écrite tels que les e-mails sont envisageables pour communiquer des comptes-rendus et diffuser des informations détaillées.
Les réseaux sociaux peuvent, en outre, être employés de manière stratégique pour faciliter le partage d’informations en temps réel entre les membres de la copropriété.
Communiquer à chaque étape clé du processus de changement de syndic
Avant que ne se réalise la mise à jour des informations de la copropriété dans l’annuaire de copropriété pour marquer la fin du processus de changement de syndic, de nombreuses étapes clés sont nécessaires.
De ce fait, assurer une communication efficace pendant le déroulement du processus implique de communiquer à chaque étape clé.
La recherche d’un nouveau syndic
Après que la décision de changer de syndic ait été prise, la première étape du processus consistera à lancer la recherche d’un nouveau syndic de copropriété.
Ici, il est essentiel de procéder à des recherches approfondies sur les candidats, de solliciter des références pour évaluer leurs antécédents et de tenir des entretiens avec les présélectionnés. Ces étapes assurent une sélection en adéquation avec les exigences spécifiques de la copropriété.
Consultez cette page pour en découvrir plus sur comment choisir un nouveau syndic de copropriété.
Pendant cette phase du processus, il est important de maintenir informés tous les copropriétaires, qui n’interviennent pas activement pendant le processus, des progrès effectués à chaque étape de la recherche.
La procédure de vote
Au cours de cette étape du processus de changement de syndic, la communication avec les copropriétaires est obligatoire puisqu’une convocation formelle à une assemblée générale (AG) est nécessaire.
Au cours de cette AG, les copropriétaires procèderont à un vote pour sélectionner le nouveau syndic de copropriété. Le vote pour chaque candidature lors de l’assemblée générale des copropriétaires doit se faire à la majorité absolue de l’article 25.
Cependant, si aucun candidat n’atteint cette majorité, mais qu’au moins un candidat obtient un tiers des voix de l’ensemble des copropriétaires, ceux-ci ont la possibilité de procéder à un second vote au cours de la même assemblée. Cette fois-ci, seule la majorité simple de l’article 24 est requise.
Pour en apprendre plus sur cette étape du processus de changement de syndic, cliquez ici.
La signature du contrat avec le nouveau syndic
La signature du contrat avec le nouveau syndic représente aussi une étape cruciale du processus. Il est impératif ici de bien rédiger le contrat pour garantir la clarté des responsabilités, des honoraires et de la durée du mandat.
Il est recommandé de fixer une période initiale dans le contrat afin d’évaluer la performance du nouveau syndic, tout en intégrant des clauses de résiliation en cas de non-respect des conditions convenues.
Cette approche assure une relation contractuelle bien définie, favorisant la transparence et la possibilité d’ajustements si nécessaire.
L’importance d’une bonne communication avec l’ensemble des copropriétaires à cette étape du processus de changement de syndic est qu’elle permet à tous d’être bien informés des clauses et conditions présentes dans le contrat.
